RUB Research School

Einschreibung & Registrierung

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Einschreibung und Registrierung

Ablauf der Immatrikulation zum Promotionsstudium

Seit dem Wintersemester 2011/12 müssen Sie als Doktorand*in laut Hochschulgesetz NRW an der RUB eingeschrieben sein. Weitere Informationen zu den formalen Vorgaben finden Sie auf unserer Webseite zur Promovierenden-Datenbank.

Der Einschreibeprozess an der RUB wurde vor kurzem wesentlich vereinfacht. Sie können alle Schritte online durchführen. Die Immatrikulation erfolgt in drei Schritten und Sie erhalten einen Doktorandenausweis, der dem Studierendenausweis gleichgestellt ist. Wie der Immatrikulationsprozess im Einzelnen abläuft, hängt von Ihrem aktuellen Status ab: ob Sie noch an der RUB eingeschrieben sind (z.B. als Student*in) oder ob Sie noch nicht an der RUB eingeschrieben sind (z.B. weil Sie von einer anderen Universität kommen). Wenn Sie Medizinstudent*in sind und während Ihres Studiums promovieren, gibt es noch eine dritte Möglichkeit der Immatrikulation.

Vorbereitend möchten wir Sie auf die beiden folgenden Unterlagen hinweisen, die für Ihre Immatrikulation als Doktorand*in wichtig sind:

  • Sie benötigen eine Betreuungsvereinbarung, die Sie gemeinsam mit einer/m Wissenschaftler*in der RUB unterschrieben haben, der oder die entsprechend der Promotionsordnung ihrer Fakultät zur Betreuung einer Promotion berechtigt ist (oder eine Kopie der Betreuungsvereinbarung, falls Sie diese mit dem Antrag zu Annahme als Doktorand*in in der Fakultät eingereicht haben).
  • Sie benötigen von der Fakultät eine schriftliche Bestätigung, dass Sie als Doktorand*in angenommen sind (Annahmebestätigung entsprechend der Promotionsordnung).

Im Folgenden finden Sie den detaillierten Ablauf, abhängig davon, ob Sie sich ein- oder umschreiben:

In diesem Fall müssen Sie sich zur Promotion umschreiben. Ihre Umschreibung erfolgt in drei Schritten:

  1. Rückmeldung: Wenn Sie sich zur Promotion umschreiben möchten, müssen Sie vorher für das laufende Semester zurückgemeldet sein.
  2. Umschreibung zur Promotion über die Online-Immatrikulation: Sie müssen vor Ihrer Umschreibung die Online-Immatrikulation durchführen. Nach der Online-Immatrikulation erhalten Sie ein Kontrollblatt mit weiterführenden Informationen und eine Immatrikulationsnummer per E-Mail. Mit dieser Immatrikulationsnummer und dem Geburtsdatum können Sie sich in das neu geschaffene Infoportal Immatrikulation einloggen. Laden Sie bis zum Fristende die vollständigen Unterlagen im PDF-Format im Infoportal Immatrikulation hoch und geben den Antrag auf Umschreibung frei. Eine Auflistung aller notwendigen Unterlagen (u. A. Betreuungsvereinbarung, Annahme durch die Fakultät) finden Sie in den Hinweistexten im Uploadbereich Ihres Infoportals Immatrikulation. Hier können Sie jederzeit den Stand der Bearbeitung verfolgen.
  3. Registrierung in der Promovierenden-Datenbank der RUB: Nach Ihrer Umschreibung durch das Studierendensekretariat registrieren Sie sich in der Promovierenden-Datenbank der RUB, um die Einschreibedaten für Ihre Promotion zu vervollständigen und Ihre Einschreibung abzuschließen. Sie können sich frühestens einen Tag nach der Einschreibung registrieren, da die Daten über Nacht in die Promovierenden-Datenbank migriert werden.

Sie können sich mit Beginn der Rückmeldefrist jederzeit für das kommende Semester umschreiben. Die Frist für die Umschreibung endet im SoSe jeweils Ende Mai und im WiSe jeweils Ende November.

 

Ihre Ersteinschreibung (Erstimmatrikulation, Neuimmatrikulation) erfolgt in drei Schritten:

  1. Online-Immatrikulation: Sie müssen vor Ihrer Einschreibung über die Online-Immatrikulation der RUB Ihre Daten erfassen.
  2. Einschreibung durch das Infoportal Immatrikulation: Nach Ihrer Online-Immatrikulation laden Sie Ihre vollständigen Unterlagen im PDF-Format im Infoportal Immatrikulation hoch. Eine Auflistung aller notwendigen Unterlagen (neben Betreuungsvereinbarung, Annahme durch die Fakultät) finden Sie in diesem PDF. Das Studierendensekretariat prüft Ihre Dokumente. Sollte etwas fehlen, werden Sie über das Infoportal Immatrikulation und per E-Mail benachrichtigt. Im Infoportal Immatrikulation können Sie jederzeit den Stand der Bearbeitung verfolgen. Nachdem das Studierendensekretariat Sie eingeschrieben hat, erhalten Sie alle weiteren Informationen zur Zahlung des Sozialbeitrages, etc. per E-Mail.
  3. Registrierung in der Promovierenden-Datenbank: Nach Ihrer Einschreibung durch das Studierendensekretariat registrieren Sie sich in der Promovierenden-Datenbank der RUB, um die Einschreibedaten für Ihre Promotion zu vervollständigen und Ihre Einschreibung abzuschließen. Sie können sich frühestens einen Tag nach der Einschreibung registrieren, da die Daten über Nacht in die Promovierenden-Datenbank migriert werden.

Sie können sich jederzeit während der Einschreibungsfristen für zulassungsfreie Studiengänge einschreiben.

In diesem Fall müssen Sie sich zusätzlich als Doktorand*in einschreiben; Ihre zusätzliche Einschreibung erfolgt in drei Schritten:

  1. Rückmeldung: Wenn Sie sich zusätzlich zum Studium an der Medizinischen Fakultät zur Promotion einschreiben möchten, müssen Sie vorher für das laufende Semester zurückgemeldet sein.
  2. Einschreibung in den Zweitstudiengang „Promotion Medizin“: Sie müssen vor Ihrer Einschreibung in den Zweitstudiengang die Online-Immatrikulation durchführen. Nach der Online-Immatrikulation erhalten Sie ein Kontrollblatt mit weiterführenden Informationen und eine Immatrikulationsnummer per E-Mail. Mit dieser Immatrikulationsnummer und dem Geburtsdatum können Sie sich in das neu geschaffene Infoportal Immatrikulation einloggen. Laden Sie bis zum Fristende die vollständigen Unterlagen im PDF-Format im Infoportal Immatrikulation hoch. Eine Auflistung aller notwendigen Unterlagen (u.a. Betreuungsvereinbarung, Annahme durch die Fakultät) finden Sie in den Hinweistexten im Uploadbereich Ihres Infoportals Immatrikulation. Hier können Sie jederzeit den Stand der Bearbeitung verfolgen.
  3. Registrierung in der Promovierenden-Datenbank der RUB: Nach Ihrer Umschreibung durch das Studierendensekretariat registrieren Sie sich in der Promovierenden-Datenbank der RUB, um die Einschreibedaten für ihre Promotion zu vervollständigen und Ihre Einschreibung abzuschließen. Im Anschluss erhalten Sie den RUB Research School Welcome Letter, den Sie an Ihr Promotionsbüro weiterleiten. Sie können sich frühestens einen Tag nach der Einschreibung registrieren, da die Daten über Nacht in die Promovierenden-Datenbank migriert werden.

Sie können sich mit Beginn der Rückmeldefrist jederzeit für das kommende Semester umschreiben. Die Frist für die Umschreibung endet im SoSe jeweils Ende Mai und im WiSe jeweils Ende November.

 

Datenbank Registrierung und Datenbank Login

Neues Login Verfahren

Sie schließen Ihre Einschreibung mit der Registrierung in der Promovierenden-Datenbank der RUB ab. Bisher benötigten Sie einen Doktorandenausweis mit Chip und ein Chipkartenlesegerät um sich einzuloggen.
Die RUB hat seit Sommer 2021 neben der 1-Faktor Authentifizierung (Login-ID und Passwort) die neue 2-Faktor-Authentifizierung (Login-ID, Passwort und Code) bereits in vielen Systemen auf dem Campus eingeführt. Beide Login Verfahren wurden nun (Okt. 2021) auch für die Promovierenden-Datenbank implementiert. Als Hinweis möchten wir noch anmerken, dass in absehbarer Zeit der Login per Chipkartenlesegerät für die Promovierenden-Datenbank deaktiviert wird und dann nur noch die Authentifizierung über Login-ID, Passwort und ggf. Sicherheitscode möglich sein wird.

Wo stelle ich ein, ob ich 1- oder 2-Faktor Authentifizierung möchte?

Prinzipiell legen Sie über das Identity Management der RUB fest, für welches Login Verfahren Sie sich entschieden haben (vorab ist die 1-Faktor Authentifizierung eingestellt). Dieses gilt dann campusweit. Sie können dort auch das Verfahren wieder ändern (z.B. von 2- auf 1-Faktor Authentifizierung). Ausführliche Anleitungen und Zugang zum Identity Management finden Sie auf der Webseite von IT Services. Sollten Sie technischen Support benötigen, finden sie dort ebenfalls alle Kontaktdaten.

Die verschiedenen Login Verfahren für die Promovierenden-Datenbank

Im Folgenden beschreiben wir Ihnen die Möglichkeiten, wie Sie sich einloggen können und Ihre Registrierung durchführen. Nach Ihrer Registrierung in der Promovierenden-Datenbank erhalten Sie den RUB Research School Welcome Letter, mit dem wir Ihnen die Registrierung bestätigen.

Um sich in der Promovierenden-Datenbank einzuloggen klicken Sie bitte auf den grünen Login-Button in der rechten Sidebar und geben dort Ihre RUB Login ID und das dazugehörige Passwort ein. Haben Sie die 2-Faktor Authentifizierung müssen Sie noch zusätzlich den 6-Stelligen Code eingeben, den Sie mit der Forge Rock Authenticator App Ihres Smartphones generiert haben. Danach sind Sie in der Promovierenden-Datenbank eingeloggt.
Beim ersten Login geben Sie alle notwendigen Angaben an, um die Registrierung durchzuführen. Im Anschluss erhalten Sie per E-Mail an Ihre RUB-Mailadresse den RUB Research School Welcome Letter. Doktorand*innen der Fakultät Medizin leiten den Welcome Letter zum Promotionsbüro weiter. Wenn Sie sich das nächste Mal einloggen, werden Sie automatisch zu ihrem persönlichen Account geleitet.

 

Sie können sich regulär mit einem Chipkartenlesegerät und Ihrem Doktorandenausweis über den grünen Login-Button in der rechten Sidebar zur Promovierenden-Datenbank einloggen. Bitte geben Sie Ihre 6-Stellige PIN ein, die Sie bei der Immatrikulation zusammen mit Ihrem Ausweis erhalten haben.
Beim ersten Login geben Sie alle notwendigen Angaben an, um die Registrierung durchzuführen. Im Anschluss erhalten Sie per E-Mail an Ihre RUB-Mailadresse den RUB Research School Welcome Letter. Doktorand*innen der Fakultät Medizin leiten den Welcome Letter zum Promotionsbüro weiter.
Wenn Sie sich das nächste Mal einloggen, werden Sie automatisch zu ihrem persönlichen Account geleitet.

Sollten Sie technische Probleme haben und kurzfristig den RUB Research School Welcome Letter benötigen, können Sie das Registrierungsformular nutzen. Senden Sie dann das ausgefüllte Formular per E-Mail an uns. Wir übertragen die Daten in die Datenbank und führen die Registrierung für Sie durch. Im Anschluss erhalten Sie per E-Mail an Ihre RUB-Mailadresse den RUB Research School Welcome Letter. Doktorand*innen der Fakultät Medizin leiten den Welcome Letter zum Promotionsbüro weiter.

 

Sie möchten mehr über das Angebot der RUB Research School erfahren?

Wenn Sie wissen möchten wie wir Sie während Ihrer Promotion unterstützen können, sind Sie herzlich eingeladen unsere Welcome Hour zu besuchen, die monatlich stattfindet.

 

Immatrikulation: Bitte beachten Sie aktuelle Informationen der RUB

Studierendensekretariat

Immatrikulation zur Promotion

Ihr Kontakt:

Nena Nikolic

Wichtiger Hinweis zur Registrierung

Um Ihre Immatrikulation an der RUB abzuschließen, müssen Sie sich in der Promovierenden-Datenbank registrieren. Sie müssen bis zum nächsten Werktag nach der Ersteinschreibung warten, damit die Registrierung funktioniert.

Support

Inhaltliche Fragen mailen Sie bitte an database@rs.rub.de
Technische Fragen mailen Sie bitte an tech-support@rs.rub.de